Wir bei Pape & Co. glauben daran, dass maximale Effizienz dann entsteht, wenn jeder das vorantreibt, was er am Besten kann. Damit also die Gründer ihren Fokus weiterhin auf ihren Produkten und Ideen lassen können, übernehmen wir neben Coaching und Workshops gerne auch die kontinuierliche Betreuung und Beratung zu handels- und steuerrechtlichen Fragestellungen – und zwar vor, während und nach der Gründung.

Wovon profitieren Startups, wenn sie von Pape & Co steuerlich und wirtschaftlich beraten werden?
Wenn wir die Beratung eines Startups übernehmen, sind wir richtig nah dran. Wir kennen nicht nur das Produkt und die Herausforderungen, sondern interessieren uns auch für die Personen auf der Gründerseite. Wir sehen uns als Teil des Teams. Das heißt für beide Seiten: effiziente Zusammenarbeit, Sparring auf Augenhöhe. Und meistens sind wir schnell beim „Du“.

Wir sind im Branchenvergleich ein sehr junges Team – nicht nur mit Blick auf den Altersdurchschnitt, sondern auch, wie wir miteinander umgehen und wie wir Arbeit leben. Da sind wir den typischen Startups gar nicht so unähnlich und können uns deshalb gut in die Situation hineinversetzen. Genau wie sie haben wir einfach Lust auf coole, neue Projekte. Wir suchen ja auch für uns selbst permanent nach innovativen Lösungen und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung.

Welche spezielle Expertise bringt Dein Team mit?
Erstens: Aus steuerlicher Sicht sind wir erstklassige Allrounder mit dem richtigen Gespür, welche Risiken zum Tragen kommen können.

Zweitens: Wir denken unternehmerisch für alle Seiten. Wir entscheiden gemeinsam mit den Gründern, was wirtschaftlich wichtig und richtig für sie ist. Wir packen mit an – aber nur wenn es sich auch für das Startup lohnt. Das heißt: Wenn das steuerliche Risiko geringer ist, als wir für die Arbeitsstunden berechnen müssten, raten wir aus wirtschaftlichen Gründen davon ab, tiefer einzusteigen.

Zum Dritten lernen unsere Startups von und mit uns. Zum Beispiel, auch bei der Buchhaltung strukturiert zu arbeiten. Der sprichwörtliche Schuhkarton mit allen Rechnungen macht uns sehr viel Arbeit und kostet ein Startup dadurch viel Geld. Wenn wir dann raten: „Mach es anders, dann wird es für Dich auch günstiger“, greift der Lerneffekt ziemlich schnell.

Aber am Ende kommt es immer auch auf die zwischenmenschliche Komponente an. Nur wenn die passt, können wir einen effizienten und guten Job für unsere Mandanten machen.

Welchen persönlichen Tipp würdest Du Startups geben?
Wer auch immer Eure Beratung in wirtschaftlichen, steuerlichen und rechtlichen Fragen übernimmt: Pflegt einen guten, engen und vertrauensvollen Kontakt zu der jeweiligen Person. Wenn dieser Draht stabil ist, gibt Euch das neben Sicherheit vor allem Freiraum, um Euch um Euer Produkt zu kümmern und Euch mit den Dingen zu befassen, die Eure Kernkompetenz sind.

Die Welt tickt immer weniger in Form von ausgedruckten Papierrechnungen. Aber die vielen digitalen Ansätze, ob Software oder Cloud-Lösungen, funktionieren bisher nicht durchgängig. Da sind wir als Berater gefragt, um mit den Mandanten die Finanzprozesse mit bereits vorhandenen bzw. neuen Softwarelösungen sinnvoll aufzustellen. Um auf das Erfahrungslevel zu kommen, von dem aus wir effektiv und gut beraten können, erarbeiten wir sinnvolle, digitale Standardprozesse mit neuen Softwarelösungen im SCRUM Team. Die können unsere Mandanten dann intern bei sich bzw. in der Zusammenarbeit mit uns als Steuerberater anwenden.

Wenn wir uns anschauen, wo bei uns Digitalisierung stattfindet bzw. stattfinden kann, dann ist das vor allem in den Compliance-Bereichen. Konkret: Jahresabschluss, Finanzbuchhaltung und Lohn. Wir haben daher entschieden, dort neue Prozesse aufzusetzen und für diese Art von Business Development mit SCRUM Teams zu arbeiten.

Und Du bist Product Owner eines dieser SCRUM Teams?
Genau. Jedes Team besteht aus sechs bis acht Teammitgliedern, darunter Product Owner und SCRUM Master. Als Product Owner habe ich den Hut auf. Ich beschreibe Thema und Ziel des anstehenden Projekts und halte die Fortschritte nach. Der SCRUM Master ist bei den Meetings regelmäßig dabei, um die typischen SCRUM-Abläufe und -Prozesse im Team zu steuern und einzuüben. Denn eine der Besonderheiten von SCRUM ist, dass die Teammitglieder selbst die Lösung entwickeln und umsetzen. Und, dass die Arbeit in sogenannten Sprints stattfindet. Sprints sind die Arbeitszeiträume zwischen den Treffen.

Wir vereinbaren also in einem Meeting, was innerhalb des Sprints passieren soll. Nach Ablauf der Zeit treffen wir uns wieder, machen Review und Retrospektive. Das heißt, das Entwicklungsteam berichtet, wie es gelaufen ist. Ich nehme die Arbeit ab und prüfe die Ergebnisse. Dann justieren wir ggf. die Richtung oder verbessern etwas. Und wir legen im Team fest, was wir im nächsten Sprint erreichen wollen. Diese Aufgaben nehmen die Teammitglieder dann mit. Etwa zehn Prozent ihrer regulären Arbeitszeit verwenden sie in den Sprint-Phasen auf die SCRUM-Prozesse. So geht es zwar nicht super schnell voran, aber von Sprint zu Sprint wird stetig das erarbeitet und umgesetzt, was uns wichtig ist – ganz konform mit dem SCRUM-Prinzip der Erarbeitung von funktionierenden Inkrementen.

Wie kann ich mir das konkret für die Finanzbuchhaltung vorstellen?
Unser Ziel ist es, die Finanzbuchhaltung als Gesamtprozess zu optimieren. Da es leider noch keine Softwarelösung für KMU´s gibt, die alle relevanten einzelnen Prozessschritte wie z.B. Rechnungseingang, Rechnungsprüfung, Zahlung, Verbuchung, revisionssichere Ablage etc. abdeckt, müssen wir den Gesamtprozess mit verschiedenen digitalen Lösungen sozusagen zusammenbauen, was natürlich oft Schnittstellenprobleme aufwirft. Mit der SCRUM-Methodik brechen wir die Lösung des Themas auf Einzelschritte runter. Also: Wir schauen uns an, welche digitale Lösung für einen bestimmten Prozessschritt gut funktioniert und überlegen, ob und wie wir sie dann im Gesamtprozess verwenden können. Das macht es übersichtlicher – außerdem verteilen sich Komplexität und Aufwand auf mehrere Köpfe. Denn jedes Teammitglied trägt Verantwortung für das eigene Arbeitspaket. Diese sogenannten Backlog Items lassen sich in den festgelegten Sprint-Zeiten gut abarbeiten. So haben wir immer wieder sichtbare Ergebnisse und kommen schrittweise, aber effektiv zum Ziel.

Was bringt SCRUM Pape & Co. unterm Strich?

1. Wir reagieren auf den Markt. Unsere Erfahrungen sind ‚am Puls der Zeit‘, entsprechend gut können wir beraten.
2. Wir schaffen Team-Kapazitäten. Zehn Prozent der Arbeitszeit für jedes SCRUM-Teammitglied sind machbar. Es liegt nicht alles auf einem Paar Schultern.
3. Es geht stetig voran. Wir sind zwar manchmal in kleineren Schritten unterwegs, aber sehr konsequent.
4. Wir können schnell reagieren, wenn ein Richtungswechsel bzw. eine Korrektur nötig ist.
5. Das Ergebnis ist besser und durchdachter, als wenn es nur einer allein macht. Und alle, die daran mitgearbeitet haben, stehen auch dahinter.
6. Unser Unternehmen bleibt in Bewegung und entwickelt sich weiter. SCRUM ist so ein Weiterentwicklungsthema, bei dem wir voneinander und gemeinsam lernen.

Außerdem ist es cool! Wir sind ein ‚Mitmach-Unternehmen‘ – uns macht es Spaß, uns einzubringen und Dinge gemeinsam zu erarbeiten. Wir lachen viel. Und allein das ist schon ein Mehrwert!

Auf die Organisationsform kommt es dagegen nicht an: Gemeinnützig kann ein Verein, eine Stiftung aber auch eine GmbH oder eine UG sein. Zusätzlich gibt es auch hybride Strukturen, in denen gemeinnützige und nicht gemeinnützige Organisationen und Unternehmen miteinander gesellschaftsrechtlich verbunden sind. Darüber hinaus unterhalten viele gemeinnützige Organisationen wirtschaftliche Betriebe, deren Gewinne ihren gemeinnützigen Zwecken zu Gute kommen.

Welche Art von gemeinnützigen Organisationen betreut Pape & Co.?
Zu unseren Mandaten im so genannten 3. Sektor gehören derzeit vor allem gemeinnützige GmbHs. Dies sind zum Teil Social Startups oder bereits etablierte gemeinnützige Unternehmen. Außerdem engagieren sich Family Offices oft sozial oder gesellschaftlich in gemeinnützigen Vereinen oder Stiftungen.
Um passende Angebote machen zu können, bauen wir hausintern weitere Experten auf. Bei den Social Startups ist besonders spannend, dass sie häufig zweigleisig fahren. Sie kombinieren die gemeinnützige Schiene mit einem wirtschaftlichen Aspekt. Das stellt uns steuerrechtlich vor besondere Herausforderungen.

Und zwar?
Wir unterstützen Startups dabei, den Status „gemeinnützig“ zu bekommen. Dafür muss aber exakt geklärt sein, wie das Geschäftsmodell aussieht. Also: Wo arbeitet das Unternehmen rein ideell und wo werden zusätzlich wirtschaftliche Ziele verfolgt? Wann ist die wirtschaftliche Tätigkeit als Zweckbetrieb steuerfrei und wann ist sie steuerpflichtig? Ist es sinnvoll, mehrere Organisationen zu gründen, von denen nicht alle gemeinnützig sind? Wir unterstützen bei der steuerlichen Ausgestaltung der Satzung und ihrer Genehmigung durch die Finanzbehörden. Andere Aspekte der Beratung – wenn es z.B. um den Aufbau des Unternehmens, Buchhaltung und Controlling geht – sind ähnlich wie bei „normalen“ Startups.

Wodurch zeichnet sich denn Gemeinnützigkeit aus?
Als gemeinnützig gilt ein Verhalten von Körperschaften, das dem Gemeinwohl dient. Steuerrechtlich anerkannt sind dabei unter anderem die Förderung von Wissenschaft und Forschung, Bildung und Erziehung, Kunst und Kultur oder Sport sowie die Katastrophen- und humanitäre Hilfe, wie zum Beispiel Wohlfahrtspflege. Aber nicht alles, was dem Gemeinwohl dient, ist rechtlich gesehen gemeinnützig. Daher beraten wir Unternehmen hinsichtlich dieser speziellen Regelungen. Wir helfen bei der Dokumentation der gemeinnützigen Tätigkeit im Rahmen der Geschäftsführung, damit die Gemeinnützigkeit erhalten bleibt, und beraten in Zweifelsfragen. Und wir prüfen ab der ersten Steuererklärung, dass diese alle dafür relevanten Punkte enthält.

Und warum ist der Status der Gemeinnützigkeit so wichtig?
Einerseits ist das gemeinnützige Unternehmen von der Steuer befreit. Das ist aber gar nicht so wichtig, da das Unternehmen eh keine Gewinnerzielung haben darf. Andererseits darf ein es Spenden annehmen und Spendenbescheinigungen ausstellen. Dieser Aspekt ist sehr relevant, da sich gemeinnützige Unternehmen ja oft zu einem erheblichen Anteil aus Spenden finanzieren und für den Spender die Frage der steuerlichen Abziehbarkeit der Spende eine große Rolle spielt. Gerade deshalb ist auch Tax Compliance besonders wichtig, alle Steuervorschriften müssen erfüllt sein, sonst funktioniert das nicht. Das heißt: Steuererklärung abgeben, Jahresabschluss erstellen, gegebenenfalls Umsatzsteuer voranmelden, Lohnsteuer abführen. Es darf keine Gewinnausschüttungen geben und die Gehälter, insbesondere der Gesellschafter, werden verschärft hinsichtlich ihrer Angemessenheit geprüft.

Wow, das ist dann ja auch ziemlich zeitaufwändig.
Ja, das verursacht Arbeit und Kosten. Deshalb ist es gerade bei Social Startups und anderen gemeinnützigen Organisationen besonders wichtig, dass wir nur tun, was absolut notwendig ist. Und sie gleichzeitig darin schulen, möglichst viel selbst zu machen. Das ist bei Startups generell unser Ansatz, wird aber in der Regel auch von etablierten gemeinnützigen Organisationen gewünscht.

Worauf liegt das Hauptaugenmerk?
Auf der Frage: „Ist diese Tätigkeit ideell oder wirtschaftlich?“ Denn daraus ergibt sich die Frage nach der Belastung mit Umsatzsteuer und vieles mehr. Spendeneinnahmen sind zum Beispiel eindeutig NICHT wirtschaftlich. Komplizierter wird es, wenn wir über Tätigkeiten mit Gegenleistung sprechen, oder den Vertrieb von Produkten. Die können wirtschaftlicher Natur sein, auch wenn kein Wettbewerb angestrebt wird.

Was kann ich mir praktisch darunter vorstellen?
Ein Klassiker ist eine Werkstatt, in der Menschen zur Re-Integration oder als Beschäftigungstherapie arbeiten und dabei Produkte herstellen. Hier kann ein Zweckbetrieb vorliegen und ein etwaiger Gewinn bleibt steuerfrei, Umsatzsteuer fällt aber trotzdem an. Auch Unternehmen, die in der Jugend- oder Erwachsenenbildung tätig sind und Einnahmen aus Seminaren oder öffentlichen Geldern erzielen, haben Zweckbetriebe. Wichtig ist, dass wir uns im Einzelfall die konkrete Ausgestaltung der Tätigkeit anschauen, damit es später nicht zu Steuernachzahlungen oder anderen Problemen mit den Finanzbehörden kommt.

Zurück zum Social Startup: Normalerweise will so ein Betrieb ja wachsen. Was gibt es dann zu tun?
Mit dem Wachstum steigt meist der Aufwand bei Planung und Budgetierung aber auch bei der Vorbereitung von Buchhaltung und Jahresabschlüssen. Spenden und sonstige Einnahmen wachsen ebenso wie die Kosten, der Soll-Ist-Vergleich wird immer wichtiger. Wir beraten die Unternehmen hinsichtlich „Hilfe zur Selbsthilfe“. Also: Wie macht das Unternehmen soviel wie möglich selbst und von vornherein richtig. Damit alles optimal vorbereitet ist, wenn es zu uns kommt. Wenn keine Korrekturen anfallen, entstehen keine unnötigen Kosten.

Apropos Kosten: der erste Gedanke sagt „Ein gemeinnütziges soziales Projekt muss man doch unentgeltlich beraten.“ Aber es fällt ja auch viel Arbeit an. Wie löst Pape & Co. das?
Wir können in der Tat unsere Leistungen nicht unentgeltlich anbieten. Aber für gemeinnützige Unternehmen haben wir spezielle Abrechnungssätze. Übernehmen die Unternehmen dann so viel wie möglich selbst, funktioniert es für beide Seiten. Und die Bereitschaft zum „selber machen“ bringen unsere gemeinnützigen Mandanten in der Regel mit.

Ist denn der Aufwand üblicherweise höher oder niedriger als bei Unternehmen vergleichbarer Größe?
Bei rein ideeller Tätigkeit ist der Aufwand vor allem anders – wir brauchen ein anderes Knowhow für die Beratung. Wenn Zweck- und wirtschaftliche Betriebe hinzukommen, steigt der Aufwand.
Dazu kommt, dass dieser Sektor seit einigen Jahren unter genauerer Beobachtung steht. Die Finanzbehörden wenden bestehende Gesetze strenger an, es kommen mehr Fälle vor die Finanzgerichte. Deren Auslegung der Gesetze wiederum verursacht gegebenenfalls Änderungsbedarf bei den Organisationen. Dadurch wächst der Beratungsbedarf im gesamten Sektor.

Und deshalb engagiert sich Pape & Co. im 3. Sektor?
Gesellschaftliches Engagement ist uns wichtig. Wir schaffen einen nachhaltigen Mehrwert, wenn wir gemeinnützige Unternehmen beraten. Die Unternehmer vertrauen uns und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Das wiederum kommt der Gesellschaft, in der wir leben, zu Gute. Diese Form von Mehrwert zu schaffen macht wirklich Freude.

Dazu kommt, dass das Unternehmen immer weiter wächst. Eine sehr schöne Entwicklung, die wir auch spüren. Wir betreuen dieses Mandat jetzt seit zehn Jahren. Anfangs waren wir zu dritt, heute sind zehnmal so viele Leute damit beschäftigt.

Welche Herausforderung bringt das für die Pape & Co. mit sich?
Es sind im Prinzip die gleichen Herausforderungen, die uns selbst als Unternehmen auch beschäftigen. Aufgrund des Wachstums müssen wir unsere internen Abläufe immer wieder neu durchdenken und optimieren, Digitalisierung ist ein großes Thema zur Effizienzsteigerung und eine gute Teamstruktur ist essentiell. Dazu kommt, dass die Abgabetermine der Konzern-Reportings sehr eng getaktet sind. Das heißt, wir brauchen optimal funktionierende Prozesse, um alle Jahresabschlüsse für die große Zahl der Konzerngesellschaften gleichzeitig und in gleicher Form fertigzustellen. Dabei hilft uns die besondere Kompetenz der Pape & Co. in Datenmanagement- und Digitalisierungsthemen. So haben wir über die Jahre ein effizientes Financial Reporting Tool auf der Basis von SQL-Daten aufgebaut. Besonders wichtig ist auch, dass wir Prozessänderungen bei unserem Mandanten kennen und verstehen. Deshalb planen wir schon im Herbst gemeinsam mit unserem Mandanten, welche größeren Themen im nächsten Jahr anstehen. Aber auch kurzfristige Beweglichkeit ist ein relevanter Punkt.

Warum Beweglichkeit?
Weil hier so viele und vielfältige Themen im großen Stil zusammenkommen:

• das stetige Wachstum des Unternehmens und die Internationalität,
• die Anpassung der Prozesse, die immer für beide Seiten erfolgen muss,
• die engen Zeitvorgaben im Reporting,
• die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in unserem Team und auf Mandantenseite,
• aber auch die schnelle Reaktionsfähigkeit bei Due Diligence-Projekten.

Warum entscheiden sich ausländische Firmen wie diese für Pape & Co. als Berater in Deutschland?
Bei uns arbeiten viele Profis in Sachen Internationales Steuerrecht, Doppelbesteuerungsabkommen etc. und wir sind international eng vernetzt. Dadurch können wir „Germany Inbounds“, ausländische Firmen mit Geschäft in Deutschland, fachlich sehr kompetent unterstützen. Hinzu kommt unsere ausgeprägte Kompetenz in Compliance- und Prozess-Themen. Diese Kombination aus unternehmerischer, fachlicher und technischer Kompetenz in einem Team ist schon besonders und sicher ein starkes Argument für uns.

Wie finden solche Mandate zu Pape & Co.?
Viele Mandanten kommen aufgrund persönlicher Empfehlungen zu uns. Empfehlungen von bestehenden Mandanten, internationalen Netzwerkpartnern und anderen Menschen, die Gelegenheit hatten zu sehen, wie wir arbeiten. Wir werden also empfohlen, weil es Menschen gibt, die großes Vertrauen in uns haben. Gerade Mandanten mit Sitz im Ausland müssen sich ja voll darauf verlassen, dass wir schon wissen, was wir tun. Dass wir wissen und auch beachten, welche Compliance-Vorgaben hier in Deutschland erfüllt werden müssen, welche Regeln es gibt, dass wir genauso unternehmerisch denken, wie unsere Mandanten und vieles mehr.

Beweglichkeit, Kompetenz, Vertrauen – sind das die drei Gründe, warum die Zusammenarbeit mit diesem Großmandat über so viele Jahre funktioniert?
Ja – in Kombination mit unserer Proaktivität. Dass wir für dieses Mandat bis heute die Berater der Wahl sind, liegt daran, dass unsere Gegenüber unsere Proaktivität sehr schätzen. Das sagen sie ganz klar. Sie schätzen es, dass wir uns aktiv kümmern. Dass wir mitdenken. Dass wir sie klar und proaktiv auf Chancen und Risiken hinweisen. Sie wissen einfach, was wir können, was wir leisten. Und sie haben volles Vertrauen in uns.

Dieses Vertrauenslevel zu erhalten kostet zwar Zeit und Initiative, es macht aber vor allem Spaß. Das ist die sehr persönliche und menschliche Seite. Wir sind fachlich und organisatorisch gut und breit aufgestellt, um alle Bereiche abzudecken. Aber nur durch persönlichen Kontakt und Proaktivität bleiben wir wirklich am Ball.